[В помощь студенту ]

Лабораторная работа по информационным технологиям "MS Access"

Идентификационный номер работы

24

Вид работы

Лабораторная работа

Предмет

Информационные технологии

Тема

MS Access 97

Задание

Часть 1. Создание и редактирование таблиц.

1.Создать новую базу данных. Сохранить ее под именем «Автомобили».

2.В базе данных «Автомобили»  создать в режиме конструктора таблицу «Модели» следующей структуры:

Установите поле [Код модели] в качестве ключевого. Закройте таблицу, сохранив изменения и задав ей имя.

3.Отредактируем проект таблицы «Модели»:

a)Создайте копию таблицы «Модели» с озаглавив ее «Модели резервная копия» с помощью команды Файл -Сохранить как/экспорт или через Правка - Копировать, Вставить(обычно при редактировании проект а таблицы этот шаг не является обязательным);

b)Выберите режим конструктор для таблицы «Модели»

c)Поскольку в поле [Коробка передач] вводится только одно из двух значений, нецелесообразно делать это вручную. Выберем Тип данных - Мастер подстановок- будет введен фиксированный набор значений – число столбцов 1 – введем (без кавычек) в 1ю строку столбца “Ручная” во 2ю “Автоматика” (Раздел Подстановка свойств поля [Коробка передач] заполнен мастером автоматически, т.к. других модификаций коробки передач не предвидится, установите свойство: Ограничится списком - Да)

4.Заполним нашу таблицу данными (кнопка Открыть).

5.Создадим таблицу «Клиенты»

Описание поля можно оставить незаполненным или заполнить по своему усмотрению.

Поле [Номер заказа] объявите полем первичного ключа (ключевым).

6.Заполните таблицу клиенты: введите 7 произвольных клиентов, следя затем, чтобы номера моделей совпадали с номерами в базе модели.

7.Установим связь между таблицами «Модели» и «Клиенты» (обратите внимание, что это можно было сделать уже на этапе проектирования таблицы «клиенты», если бы в поле [Код модели]  мы использовали подстановку из таблицы модели, однако мы сделаем это позже, чтобы получить навыки, как в связывании существующих таблиц, так и в их редактировании).

a)Установка связи производится через команду  Сервис – Схема данных.

b)В окне Схема данных добавим последовательно таблицы «Модели» и «Клиенты» с помощью команды Связи – Добавить таблицу или кнопки Добавить таблицу на панели инструментов. Закроем окно Добавление таблицы.

c)Переместим используемое для связи поле (ключевое поле [Код модели] таблицы «Модели») к соответствующему полю другой таблицы (поле [Код модели] таблицы «Клиенты») с помощью мыши.

d)Установим параметры связи:  включим Обеспечение целостности данных - это исключит ошибки ввода данных в таблице «клиенты» (отсутствующие модели), и ошибки удаления данных (удаление моделей из таблицы «модели» на которые имеются ссылки).

8.Отредактируем таблицу «Клиенты» таким образом чтобы [Код модели] можно было выбирать из списка.

a)В окне базы данных включим для таблицы «Клиенты» режим Конструктор.

b)В колонке Тип данных поля [Код модели] выберем Мастер подстановок

c)В Мастере подстановок выполните следующие установки: Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса – Далее – Таблицы, Модели – Далее – Выбранные поля: Модель(Ключевое поле [Код модели] будет присоединено к списку автоматически) – Далее – отключить Скрыть ключевой столбец – Далее –  Доступные поля: Код модели – Готово.

Если все было выполнено правильно, при заполнении поля [Код модели] таблицы «Клиенты» в списке должно отображаться 2 столбца(код и название модели).

9.Добавим еще 5 клиентов (произвольных) в таблицу клиенты.

Часть 2. Проектирование запросов.

1.Создадим запрос с именем “телефоны клиентов” который покажет нам содержимое следующих полей:

  • [Модель] из таблицы «Модели»
  • [Имя, отчество] из таблицы «Клиенты»
  • [Фамилия]
  • [Телефон]
  • [Дата заказа]

Для этого в Окне базы данных выберем вкладку Запросы кнопку Создать, в диалоговом окне Новый запрос – Конструктор, добавим в запрос обе таблицы («Модели» и «Клиенты», используем окно Добавление таблицы), и соответствующие поля из этих таблиц (можно перетащить «мышью» или выбрать из списка).

2.Выполним запрос. (Открыть на вкладке Запросы Окна базы данных; Восклицательный знак на панели инструментов Конструктор запросов; Запуск из меню Запрос; Режим таблицы меню Вид)

3.Создайте копию запроса “телефоны клиентов”  с именем “телефоны клиентов сортировка”. Отредактируем запрос таким образом чтобы:

a)результат был отсортирован по Фамилиям клиента, выполним запрос.

b)результат был отсортирован по Дате заказа, выполним запрос.

Используем строку Сортировка в соответствующем поле конструктора запроса.

4.Создайте копию запроса “телефоны клиентов”  с именем “телефоны клиентов модель ” и “телефоны клиентов заказы после 1.9.1999 ”. Установим критерии отбора в этих запросах (Строка Условие отбора в соответствующем поле конструктора запроса)

a)Модель:  =””, при выполнении этого запроса отключите отображение поля [Модель]

b)Дата заказа: 1.9.1999

5.Создадим запросы аналогичные запросам из предыдущего задания, но название модели  и дата заказа  по которым отбираются клиенты будут запрошены в ходе выполнения запроса. Назовем их “телефоны клиентов  по моделям” и “телефоны клиентов по дате заказа”. В строке Условие отбора, в этом случае, записывается текст вопроса в  квадратных скобках. (Например: [Укажите модель] или [Укажите дату], текст вопроса не должен совпадать с именем поля в таблице.) Выполните эти запросы.

6.Создадим запрос “Отпускная цена” в котором будет рассчитываться Отпускная цена соответствующей модели. Для этого нам потребуется добавить в запрос только 1 таблицу «Модели», затем поле [Модели] а в следующем (пустом) столбце в строке Поле нажать кнопку Построитель на панели задач( или выбрать Построитель из контекстного меню), последовательно вставляем поля Заводская цена, Транспортные издержки, Предпродажная подготовка и знак “+” таким образом чтобы получилось выражение: [Модели]![ Заводская цена] + [Модели]![ Транспортные издержки] + [Модели]![ Предпродажная подготовка] в строке поле отобразится - Выражение1: [Модели]![ Заводская цена] + [Модели]![ Транспортные издержки] + [Модели]![ Предпродажная подготовка]. Замените Выражение1 на Отпускная цена, так чтобы конечное выражение выглядело - Отпускная цена: [Модели]![ Заводская цена] + [Модели]![ Транспортные издержки] + [Модели]![ Предпродажная подготовка]. Выполните запрос.

7.Создадим запрос “Сумма по моделям”, в котором будут рассчитаны общие суммы продаж по каждой из моделей. Для этого нам потребуется добавить в запрос обе таблицы. Включим в запрос: поле [Модель] таблицы «Модели», поле [Код модели] таблицы «Клиенты», расчетное поле [Сумма] (рассчитывается так же, как Отпускная цена в предыдущем задании).

Для того чтобы нам стали доступны  групповые операции выполняем команду Вид – Групповые операции или нажимаем кнопку å на панели инструментов. Устанавливаем в расчетном поле групповую операцию Sum, в остальных полях Групповая операция группировка. (Выражение в расчетном поле должно выглядеть следующим образом: Сумма: Sum([Модели]![ Заводская цена] + [Модели]![ Транспортные издержки] + [Модели]![ Предпродажная подготовка]).) Выполните запрос.

8.Создадим перекрестный запрос “перекрестный запрос”, в котором в качестве заголовков столбцов будут указаны названия моделей, в качестве заголовков строк фамилии клиентов, рассчитываться в таблице будет сумма(как в 2х предыдущих заданиях). Для этого добавим в запрос обе таблицы. В меню Запрос активизируем Перекрестный, на бланке конструктора запроса появятся строки Групповая операция и Перекрестная таблица. Выберем поле [Фамилия] из таблицы «Клиенты» с операцией Группировка, как Заголовки строк; поле [Модель] из таблицы «Модели» с операцией Группировка, как Заголовки столбцов; поле Сумма: [Модели]![ Заводская цена] + [Модели]![ Транспортные издержки] + [Модели]![ Предпродажная подготовка] с операцией Sum, как Значение. Выполните запрос.

9.В перекрестном запросе можно вычислить так же итоги по строкам. Скопируйте предыдущий запрос с именем “перекрестный запрос с итогами”, нам потребуется изменить структуру запроса: [Фамилия]  -  Заголовки столбцов,  [Модель] - Заголовки строк, т.к каждый клиент встречается в базе 1 раз и сумма по строкам для предыдущего запроса не будет иметь смысла. Добавим еще один столбец в запрос: поле Итоговая сумма: [Модели]![ Заводская цена] + [Модели]![ Транспортные издержки] + [Модели]![ Предпродажная подготовка], операция Sum, как Заголовки строк. Выполните запрос.

10.Создадим запрос на создание таблицы. Создайте запрос на выборку данных из таблицы «Клиенты»  с условием [Дата заказа] < #1.1.2000#. Измените тип запроса (Запрос - Создание таблицы). Озаглавьте новую таблицу «Клиенты за пошлый год». Выполните запрос.

11.Создадим запрос на удаление данных из таблицы. Скопируйте таблицу «Клиенты» с именем «Клиенты резервная». Создадим запрос на выборку данных из таблицы «Клиенты» с условием [Дата заказа] < #1.1.2000#. Измените тип запроса (Запрос - Удаление). Выполните запрос.

12.Создадим запрос на добавление данных из таблицы «Клиенты за пошлый год» в таблицу «Клиенты». Создайте запрос на выборку данных из таблицы «Клиенты за пошлый год» (выберем все поля: Поле - Клиенты.*). Измените тип запроса (Запрос - Добавление) в открывшемся диалоговом окне укажите таблицу «Клиенты» к ней будут добавляться данные. В запросе появится строка, в которую  автоматически(в нашем случае) или вручную(при несовпадении имен), можно добавить имена соответствующих полей целевой таблицы. Выполним запрос.

13.Запрос на обновление. Предположим, что с 1.3.2000 изменились цены по каталогу. При корректировке таблицы «Модели» мы не сохраним информацию о реальной стоимости заказа выполненного до указанной даты, т.к. у нас не предусмотрено хранение суммы заказа. Решим эту задачу: Добавим в таблицу «Клиенты» поле [Сумма заказа], денежный. Заполним это поле с помощью запроса на обновление. Для этого добавим в запрос обе таблицы. В меню Запрос активизируем Обновление, на бланке конструктора запроса появится строка Обновление. Выберем поле [Сумма заказа] из таблицы «Клиенты»  в строке обновление укажем формулу: [Модели]![ Заводская цена] + [Модели]![ Транспортные издержки] + [Модели]![ Предпродажная подготовка], выберем поле [Дата заказа] в строке Условие укажем <#1.3.2000#. Выполните запрос. Теперь изменим данные в таблице «Модели» (предварительно сохранив ее копию в таблице «модели до 1.3.2000») заполним поле [Сумма заказа] для заказов размещенных после 1.3.2000 с помощью запроса на обновление, изменив условие на >=#1.3.2000#.

Часть 3. Создание и редактирование форм.

1.Создадим форму для работы с моделями. Для этого воспользуемся кнопкой Создать - Автоформа: в столбец на вкладке Формы, затем  Конструктор для полученной формы.

Поле специальная модель вставляется с помощью элемента управления Флажок и описания его свойств.

2.Создадим составную форму, с помощью которой можно будет посмотреть информацию об автомобилях и клиентах заказавших их.

Используем Формы – Создать – Мастер форм – Таблицы\запосы: Таблица:Модели – выбрать все поля (поле специальная модель можно не выбирать, а добавить при редактировании см. пред. задан.) - Таблица:Клиенты – поля: Обращение, Имя отчество, Фамилия, Почтовый адрес, Почтовый индекс, Населенный пункт,  Номер договора, Дата заказа, Скидка. – Далее – по Модели – Подчиненные формы – Далее – вид подчиненной формы Табличный – Далее – Стиль – Обычный – Далее – Укажите имена форм – Заказы моделей Corolla – подчиненной: Клиенты подчиненной формы – откройте форму в режиме изменения макета, или после просмотра в режиме конструктора.

Измените компоновку формы, начертите линии и добавьте поле специальная модель. Ниже приведен пример полученной формы.

3.Добавим на форму из предыдущего задания расчетное поле Общая цена.  Для этого вставим Поле с панели инструментов Элементы управления, для свойства подпись укажем общая цена, формат Денежный, Данные =[ Заводская цена] +[ Транспортные издержки] +[ Предпродажная подготовка], обратите внимание, что в выражении могут быть использованы существующие поля из таблиц и форм (в данном случае удобнее использовать поля уже указанные в данной форме). Обратите внимание, что в следующем примере формы отсутствует поле номера записи для подчиненной формы, эту установку можно выполнить через свойства этой формы.

Часть 4. Создание и редактирование отчетов.

Создадим отчет по нашей базе, в котором отразим продажи по моделям и информацию о текущих ценах. Для начала рассмотрим назначение различных областей отчета:

  1. Заголовок отчета - расположен на первой странице перед верхним колонтитулом. В нашем случае в заголовке отчета разместим его название Обзор заказов и рисунок (фирменный логотип).
  2. Верхний колонтитул - помещается по умолчанию на каждую страницу отчета, его отображение на страницах содержащих шапку или резюме можно заблокировать. Обычно это названия столбцов. В нашем отчете Фамилия, Номер заказа и Дата заказа.
  3. Заголовок группы - состоит из имени группы. В нашем отчете Код модели.
  4. Область данных - элементы  этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи. В нашем отчете Фамилия, Номер заказа и Дата заказа.
  5. Примечание группы – появляется в конце группы записей. Применяется в основном для указания числа записей и сумм в полях группы. В нашем отчете укажем количество заказов по данной модели.
  6. Нижний колонтитул – присутствует на каждой странице отчета. Обычно используется для отображения номеров страниц. По умолчанию мастер отчетов помещает сюда функции =страница и =Now().
  7. Примечание отчета – вставляется в конце отчета (при печати предшествует колонтитулу последней страницы), может содержать резюме ко всему отчету. В нашем отчете разместим подотчет с информацией о  текущих ценах.

Теперь приступим к созданию отчета:

1.Создадим заготовку отчета с помощью мастера отчетов. Вкладка Отчеты окна базы данных - кнопка Создать. В окне Новый отчет: Мастер отчетов и источник Клиенты.  В окне Создание отчетов из таблицы Клиенты выбрать поля Код модели, Фамилия, Дата заказа - Далее>, Уровень группировки - Код Модели – Далее>, Порядок сортировки – Фамилия – Далее>, Вид макета – Ступенчатый – Далее>, Стиль – Формальный – Далее>, Имя отчета –Обзор заказов – Готово. На экране - созданный вами отчет.

2.Вставим в отчет фирменный знак. Создайте фирменный знак средствами , или любыми другими, можно использовать готовый знак из текущего документа. Для вставки знака откройте отчет из окна базы данных с помощью кнопки Конструктор и вставьте знак через буфер обмена в область заголовка, таким образом, чтобы он не перекрывал заголовок.

3.Дату создания отчета =Now() поместим из нижнего колонтитула в заголовок отчета.

4.В нижний колонтитул добавим название фирмы. Для этого на Панели элементов (если она отсутствует на экране, включите ее через Вид – Панель инструментов) нажмите кнопку Надпись(на ней изображено Аа) и мышью разместите  надпись в нижнем колонтитуле отчета. Введите в появившийся прямоугольник текст (например: Представительство фирмы ).

5.В разделе группировки (кнопка с изображением строк объединенных скобками) изменим свойства уже существующей группы по коду модели, добавив расчет количества записей по любому из столбцов (фамилия или дата заказа).  Можно просто добавить расчетное Поле(кнопка ) в область примечания группы (например: =count([Дата заказа])).

6.Прежде чем встроить подотчет, содержащий информацию о ценах в основной отчет, его необходимо создать.  Создайте на основе таблицы «Модели» заготовку подчиненного отчета  «Информация о ценах», включив туда поля Код модели, Модель, Заводская цена, Предпродажная подготовка, Транспортные издержки. Уровни группировки задавать не нужно. Можно произвести сортировку по Коду модели или Модели. В режиме конструктора добавьте в верхний колонтитул надпись Отпускная цена, а в область данных вычисляемое поле Отпускная цена  содержащее =[ Заводская цена] + [ Транспортные издержки] + [ Предпродажная подготовка]. Завершите работу с этим отчетом, сохранив изменения и озаглавив его «Информация о ценах».

7.Встроим подотчет «Информация о ценах» в отчет «Обзор заказов», для этого достаточно просто перетащить его из окна базы данных в область примечания отчета «Обзор заказов» или воспользуйтесь панелью элементов.

8.Просмотрите ваш отчет.

Учебное заведение

Уральский государственный экономический университет

Год издания

2016

Цена

400 руб.

Поделиться

Оформить заказ

E-mail *:
Имя *:
Идентификационный номер работы *:
Название работы *:
Дополнительная информация:
Код безопасности *:

После оформления заказа на указанный адрес будет отправлено сообщение о подтверждении заказа и способах оплаты. Работа будет выслана в течении суток после оплаты.

Если заказ срочный, то можно отправить СМС на номер 89083106639 с текстом "срочный заказ" и идентификационным номером работы.